如何勝任貿易工作以及維護客戶的技巧
昨天接到讀者 Simon 的來信，他興奮地跟 AYA 分享面試錄取的喜訊。
還不到 30 歲的 Simon 一直希望能到一間具備自有研發製造能力並有發展前景的公司擔任國外業務專員，再憑藉努力與公司資源，讓自己歷練成可以獨當一面的超級戰將。所以雖然前面已有幾次錄取的機會，但都因為公司的屬性不符所需而放棄，只有最後這家公司是他夢寐以求的目標，雖然已通過初次筆試與口試，不過重頭戲卻是後面的總經理親自面談。
總經理在面試通知中表示：公司目前需要的是對國貿有熱情的專業人才，甚至要全力培訓成為公司的主力棟樑，所以他想知道 Simon 如何勝任貿易工作以及對客戶維護方面的技巧與想法。
Simon 雖然英文程度極佳，也去過 10 幾個國家，但是以前只是個商展的推廣服務人員，對貿易其實沒什麼實務經驗，所以他有點慌張，不知道該如何應對這樣的問題，所以特地來信向 AYA 求助。
AYA 當天立即給 Simon 回信分享了自己的看法，他也用心吸收反芻。結果面試一結束，總經理當場錄取他，他很開心地立即寫信給 AYA，他說總經理問的問題，答案全部在 AYA 分享的內容裡面都能找到，所以他很感謝 AYA 協助他找到理想的工作。
現在又是求職的旺季，除了 2008 年 6 月 23 日 AYA 曾發表的那篇『面試須知』提供基本的面試問答秘訣之外，AYA 希望也將這次分享給 Simon 的內容提供給大家作為進階版的參考，或許對面試的過程能有所助益。也希望大家能將其中的精神和用心化為行動，具體實踐，相信必能為自己開路，也讓公司因為有你的加入而更加興盛壯大。
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如何勝任貿易工作以及維護客戶的技巧？這個問題如果簡單的說，應該就是指如何接單以及持續留住客戶的方法。
身為業務人員，要能成功接單，又要能留住客戶，那就要成為公司和客戶之間的良性溝通與互動的橋樑，將公司的優勢和動向傳達給客戶，也將客戶的需求和建議轉達給公司，並將市場消息和趨勢回報給公司和客戶，善意解讀雙方的意見，經常交流與關心，彼此提升，互相支持，扶植客戶成長茁壯，連帶也讓自己得到客戶的忠誠與信賴。
對內也要能與研發部門與製造部門保持暢通的溝通管道與良好關係，在新產品開發以及客戶訂單之上線製作與出貨安排各方面，保持密切關注與掌握。
業務人員更要充實專業知識，碰到品質客訴案件，才能會同技術部門一起為客戶解決問題，並贏得客戶的信任。
此外，不但公司本身要有一套 ISO 的作業規範，你個人自己也要根據工作的需求以及公司設定的目標，幫自己量身訂做一套自我管理的工作規範和目標達成的進度追蹤表，隨時審視與檢討自己的方向與進度是否有偏差或落後。
建立客戶的管理系統也很重要，幫每位客戶建檔，充分了解他的公司背景、購買品項規格以及特殊需求，如果有其個人的喜好以及家庭資料也可以註明，隨時更新、補充以及運用。
客戶的訂單管理與追蹤也很重要，什麼時候該下單、該出貨、該追蹤？今年的採購量與去年相比是消退還是成長？是否有轉單疑慮或是需要我們協助的地方？
以上這些都是可以注意與努力的方向和重點，如果公司已經有很完備的系統，那你就好好運用，不足的部分，你可以建議或是用自己的方法去補強。
但是再強的企圖心和行動力都不能造成公司的疑慮和困擾，所以在跟同事的相處上和跟主管的溝通協調上，都要盡量做到謙和圓融，體貼有禮，不逾越職場倫理，不影響公司權益。每個星期也要利用書面報告的方式，簡要明白的讓主管知道你的工作內容和進度，以及客戶的回應和對公司的建議。凡事主動積極，為公司設想周到。
最重要的一點是，你要強調，你會把這份工作當作是自己的事業來經營，你一定會幫公司創造超值的業績，所以起薪不重要，你一定會成為老闆願意用高薪爭取的人才。
各位即將參加面試的朋友們，如果你覺得上面的內容派得上用場，歡迎你們拿去試用！如果你們已經投身在貿易職場上工作，也許有些步驟和想法值得你參考採用。若是運用後有什麼後續發展或是好消息，別忘了要跟 AYA 分享喔 ~ ! 加油 ~ !!
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