用 e-mail 寄開發信被擋的原因與如何因應？
有讀者留言表示，寄開發信時遇到一個問題，她在網路上找到潛在客戶的網站，並且得到客戶的 email 地址，email 的開頭是 info@xxxx.xxx ，但是當她寄開發信時，卻一直被退回，訊息顯示：
The message from ( ) with the subject of (xxx machine) ... has a profile the Internet community may consider spam. Please revise your message before resending. ( 意即此信件遭到該網域判定為垃圾信件，請修改訊息後重新寄出。)
後來雖一直修改主旨還是寄不出去，這是為什麼呢？ 是客戶的 email 有問題還是網路的關係呢？
AYA 特請網路搜尋高手 Athena 為大家解答這個問題。
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被對方系統判定為垃圾信件的原因，大概有以下幾點：
1) 你使用的 mail server ( 郵件伺服器 )、e-mail address ( 信件位址 ) 或是 SMTP ( Simple Mail Transport Protocol，簡易郵件傳輸協定 ) 被對方公司列為 「黑名單」。
2) 標題或是信件內容含有對方預設的「關鍵字黑名單」。
3) 內容過於簡短。
4) 短時間內過於頻繁地寄出大量信件。
5) 使用免費的信箱 ( 如：YAHOO! 、Gmail 等 )，而非使用付費或資格限定申請的信箱 ( 如：已註冊之公司網域、Hotmail 等 )。
6) 信件的內容為純文字圖片。
7) 夾帶的檔案過大或含有惡意病毒碼。
8) 對方已預設寄信者名單，不在名單上的信件一律拒收。
9) 對方已預設認證機制，通過認證才能寄達。
就讀者的情形看來，應該是屬於第 2 項的可能性較大，亦即對方已經先預設了關鍵字黑名單以過濾廣告信件。若是這種情況，建議先修改內文，刪除有廣告嫌疑的字眼，如：on sales、inquiry、cheap 、price、reasonable ...。每間公司預設的字眼都不一樣，這沒有標準答案可言。我也曾經在碰到擋信狀況時，刪除了一段比較多推銷字眼的介紹文之後，信件才成功寄出。
若修改內文之後還是無法寄出，最大的可能性就是第 8 項，對方為了避免收到垃圾信件，事先已經建立了一套過濾名單機制，不在名單上的 e-mail address 是不能寄進去特定信箱的。這樣的話，建議還是嘗試以電話聯絡為佳。
有時候為了大量開發，業務專員常常會一小時之內連續發出許多信件，但是你所使用的 mail server 可能有自訂的 mail policy ( 郵件規定 )，例如：1 小時內由同一個 e-mail address 發出的信多達 100 封即為發送垃圾信件，這種數量規定一樣沒有標準答案。以 Gmail 為例，同一信箱一天可發出約 500 封的信件，超過 500 封則超出他們的單日規定量上限，必須過了 24 小時之後才能再度發信出去。
非付費帳號因為容易申請、免認證、不需繳付費用等特性，也很常被認為是垃圾信件的來源，因而許多公司行號拒收這樣的網路信件。相較於非付費帳號，以及由公司註冊的網域 ( 如：.com ) 和付費信箱 ( 如：hotmail ) 所發出的信，就不大會遇上這樣子的擋信窘境。
希望以上的解答，有助於大家明白前因後果，並順利將開發信寄出。
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